行政助理,秘書面試要訣

當你要去面試行政助或秘的時候,首先在穿著上,正式衣著有加分,但不是關鍵。温馨提示,夏天很熱,穿燙好的襯衫即可,不一定要加西裝外套,尤其長袖外套,或布料看起來厚重的 ,反而有反效果。個人也建議,因為天氣很熱,不一定要穿白襯衫黑褲子(黑白配)感覺悶比較死板。女生如果是淺粉紅+黑褲,或白襯衫+卡奇褲,其實都比較順眼清爽。
(穿著方式,還是請多參考企業文化,以上僅供參考)

外表學歷都不是最關鍵,真正的關鍵,是友善且健談。筆者自己也不是高級主管 ,希望提出這次面試的觀察希望對新鮮人有所幫助。

這次30人裡面,有20人有一樣的表現,就是”態度含蓄,有問有答,但答得不多”。一般新人會以為,秘書要乖巧婉約,所以不敢表現太多。個人建議:秘書工作絕大多數都需要溝通,也就是秘書要會 “談判”。所以話少,絕對是扣分的。而且每個面試者都是很被動的話,我們考官也很累,自然會對比較多言的印象好。當然有些新人會因為經驗還不夠 ,所以不敢多說,怕多說多錯。但我則是建議,想什麼說什麼,也都比不說好。

舉例: 請問你管理系學什麼?
錯誤示範:  就是學管理學還有商學 (說完靦腆有禮貌的點個頭) (…一陣安靜…)

正確示範:  我修管裡學,一開始學決策跟規劃,後來才是學管理、領導等。那課堂上,管理、決策都是紙上談兵,會比較枯燥。基礎的商學,也要上課,行銷學,廣告學,其中行銷學我特別有興趣,希望這對於秘書工作會有幫助 (說完請看著主考官的眼睛+微笑)。

其實仔細看上文的”正確示範”,也不見得很好,但為什麼面試時已够緊張了,還硬要說這麼多?難道考官不會覺得我怪怪的嗎?
其實說多一些越有機會讓主管留下印象,就算鬧點小笑話,也會加點分,比如把「決策」念成「決責」,反而大家笑一笑會輕鬆一點。再來很說話的人,觀感上會比話少的面試者積極,所以即便牛頭不對馬嘴,也該笑著多聊一些。

以上總總,就是建議面試者要多說話,多微笑。一句接著一句,慢慢笑著講,講越多越不緊張,最後能自然而然跟考官聊天,就很穩了。離開前主動提問題,硬掰也掰出問題,這樣考官會覺得你對這個工作很有興趣,加分。

最後要給一些新人鼓勵。考官我自己也是很害羞的人,我也許臉不紅氣不喘,但我超會流汗。所以面試對我,其實是很不公平的遊戲,會很羨慕有的人天生口才好,不怕生。對於內向之人,面試實在非常吃虧。但後天練習是有用的,後來硬著頭皮,刻意侃侃而談,努力擠出笑容,面試就超順利。所以大方健談,笑容可掬,就算是裝出來的也沒關係!! 它絕對會讓你離成功比較近。

這次面試後,我打得分數,跟我上司打得分數是一樣的。他給高分的人,也都是我給高分的人。可見面試行政助理、秘書時確實有一個標準。而這個高分的標準,跟學歷還有外表,真的沒什麼關係。老話一句:多說話,多微笑,友善地好好跟考官聊聊天吧!!

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