使用 Excel 試算表合併列印

使用 Excel 試算表合併列印

適用對象: Word 2016 , Word 2013
合併列印可用來一次建立多個文件。這些文件有相同的版面配置、格式設定、文字和圖形。每個文件只有特定章節不同且個人化。Word 可以使用合併列印建立的文件包含大量標籤、信件、信封及電子郵件。

與合併列印程序有關的文件有三種:

  • 您的主文件
  • 您的資料來源
  • 您合併的文件

步驟 1︰在 Excel 準備資料以進行合併列印

步驟 2:開始合併列印

  1. 在 Word 中,選擇 [檔案] > [新增] > [空白文件]。
  2. 在 [郵件] 索引標籤上的 [啟動合併列印] 群組,選擇 [啟動合併列印],然後選擇您要執行的合併種類。Word 的 [郵件] 索引標籤中,顯示 [啟動合併列印] 命令以及您要執行之合併類型的可用選項清單的螢幕擷取畫面。
  3. 按一下 [選取收件者] > [使用現有清單]。Word 的 [郵件] 索引標籤中,顯示已選取 [選取收件者] 命令的 [使用現有清單] 選項的螢幕擷取畫面。
  4. 瀏覽至您的 Excel 試算表,然後選擇 [開啟]。
  5. 如果 Word 出現提示,請選擇 [工作表1$] > [確定]。附註: 現在,Excel 試算表已連線至您在 Word 中建立的合併列印文件。

編輯您的郵件清單

您可以限制可收到您郵件的人員。

  1. 選擇 [編輯收件者清單]。Word 的 [郵件] 索引標籤中,顯示已加上醒目提示的 [編輯收件者清單] 命令的螢幕擷取畫面。
  2. 在 [合併列印收件者] 對話方塊中,在您不希望收到您郵件的人員名稱旁,清除其核取方塊。附註: 您也可以排序或篩選清單,以便更容易找到名稱和地址。如需排序或篩選項目的詳細資訊,請參閱排序和篩選合併列印的資料
  3. 核取該核取方塊以選取列

 步驟 3:插入合併欄位

您可以插入一個或多個合併列印功能變數,將試算表中的資訊放入文件中。

(1) 為信封、標籤、電子郵件訊息或信件插入地址區塊

  1. 在 [郵件] 索引標籤的 [寫入與插入功能變數] 群組中,選擇 [地址區塊]。[插入地址區塊] 合併功能變數
  2. 在 [插入地址區塊] 對話方塊中,選擇要在信封上顯示的收件者名稱格式。[地址區塊] 選項
  3. 選擇 [確定]。
  4. 選擇 [檔案] > [儲存]。

(2) 在電子郵件訊息或信件中插入問候行

  1. 在 [郵件] 索引標籤的 [寫入與插入功能變數] 群組中,選擇 [問候行]。Word 的 [郵件] 索引標籤中,顯示已加上醒目提示的 [問候行] 命令的螢幕擷取畫面。
  2. 在 [插入問候行] 對話方塊中,執行下列動作︰
    • 在 [問候行] 格式下,選擇問候語,視需要變更問候 (預設值是 [親愛的]),設定收件者名稱格式和結束標點符號 (預設值是逗號)。和
    • 在 [非特定收件者姓名的問候行] 下,在問候清單中選擇一個問候。
  3. 選擇 [確定]。
  4. 選擇 [檔案] > [儲存]。

(3) 將試算表的資料插入電子郵件訊息或信件

  1. 在 [郵件] 索引標籤的 [寫入與插入功能變數] 群組中,選擇 [插入合併欄位]。
  2. 在 [插入合併欄位] 對話方塊的 [欄位] 下,選擇一個欄位名稱 (試算表中的欄名稱),然後選擇 [插入]。
  3. 視需要重複步驟 2,完成時選擇 [關閉]。
  4. 選擇 [檔案] > [儲存]。

如需從試算表新增欄位至合併文件的詳細資訊,請參閱插入合併列印功能變數。此外,如果您想要深入了解設定電子郵件訊息的選項,請參閱Word 的電子郵件合併

 步驟 4:預覽及完成合併列印

插入所需的合併欄位之後,預覽結果以確認內容無誤。接著,就能完成合併程序。

  1. 在 [郵件] 索引標籤上,選擇 [預覽結果]。Word 的 [郵件] 索引標籤中,顯示 [預覽結果] 群組的螢幕擷取畫面。
  2. 選擇 [下一個] 前一筆記錄] 按鈕的 [合併列印預覽結果 記錄按鈕,在資料來源的記錄間移動,然後檢視記錄在文件中顯示的方式。
  3. 在 [完成] 群組中,選擇 [完成與合併],然後選擇 [列印文件] 或 [傳送電子郵件訊息]。Word 的 [郵件] 索引標籤中,顯示 [完成與合併] 命令及其選項的螢幕擷取畫面。

步驟 5:儲存您的合併列印

當您儲存合併列印文件時,該文件會保持連接至資料來源。您可以重複使用合併列印文件,以便在下次傳送大量郵件時使用。

  • 開啟合併列印文件,當 Word 提示您是否保留連線時,選擇 [是]。

資料來源:

https://support.office.com/zh-hk/article/%E4%BD%BF%E7%94%A8-Excel-%E8%A9%A6%E7%AE%97%E8%A1%A8%E5%90%88%E4%BD%B5%E5%88%97%E5%8D%B0-858c7d7f-5cc0-4ba1-9a7b-0a948fa3d7d3